PRESENTAR PROBLEMAS DE FORMA CONSTRUCTIVA. ¿CUANTO NOS FALTA?
A la hora de hacer el balance de nuestra empresa y equipo de gente surgen problemas que debemos saber presentar a nuestros colaboradores ¿Cómo encararlo de manera constructiva?
Los problemas son materia del pan de cada en las empresas. Vivimos planteando cuestiones a resolver que afectan directa o indirectamente a todo nuestro equipo. Aun así esto no significa que los problemas deban necesariamente que convertirse en conflictos o cuestiones sin solución.
Si es recurrente nuestra manera de presentar problemas en forma de conflictos lo más seguro es que obtengamos como reacción natural una postura defensiva de parte de todos. Esta defensividad es la peor enemiga de la comunicación que impide avanzar en el análisis de las verdaderas causas que son las que preocupan. Si solo nos atormenta que haya problemas y no buscamos más profundo en sus posibles causas solo veremos a la gente huir y defenderse en lugar de colaborar en descubrir que está realmente funcionando mal.
Para ello una manera constructiva de presentar problemas debe reunir algunas condiciones, como por ejemplo:
1. Describir más que juzgar, ser capaces de presentar la situación en términos de cuánto se aparta de los objetivos planteados. Mostrar y hacer ver hechos concretos y comprobables que nos hablan de ese desvío que señalamos. Lo contrario sería poner juicios a andar, y así es muy posible que comiencen las malas reacciones, considerando injustificada nuestra postura u opinión. Describir y hacerlo de manera compartida ayuda a dar el primer paso que es coincidir en ver que el resultado no es el deseado a los ojos de todos, no solo nuestro.
2. Abrir el juego a los comentarios y opiniones, no ya para defenderse sino para aportar. Si mostramos que ya tenemos una posición tomada la respuesta será desconfiada y cerrará todas las puertas de dialogo posible. No plantear una posición formal en esta etapa ayuda a liberar las posibilidades de sumar de nuestra gente. Si perciben que ya tenemos una respuesta dada, aún en la mente, pensarán que solo es una manipulación y que las decisiones ya están tomadas. Esto los haría razonar “para qué hablar si ya todo está resuelto y definido….”
3. Avanzar así a un terreno común, donde como equipo todos tenemos interés por metas comunes. Si de la primera elaboración surge una preocupación verdadera y compartida estaremos más cerca. No puede haber quienes se sientan fuera y otros dentro de la cuestión tratada. Si esto ocurre un bando acusa y el otro como dijimos se defiende. Planteada esta dicotomía la pelea ya no será ver que pasó, sino más bien “quien tiene o no la culpa”. Con la culpa no podemos ir muy lejos. Hay que evitar a toda costa el blanco y negro que divide aguas, a pesar que no debemos dejar de ser claros, esto no debe conducirnos a una división de la que es complicado volver.
4. Incorporar intereses mutuos donde consigamos situarnos y enfocarnos en un terreno común y en un objetivo en juego. Debemos trabajar sobre el objetivo pero poniéndolo en términos de desafíos personales, que involucre a cada uno y haga que cada persona sienta que él tiene algo para hacer en la resolución del problema.
5. Pensando en la manera de hacerlo debemos ser breves, concisos y concretos. Hay que ir al grano y no perderse en comentarios que seguramente si son extensos implican que ya estamos fijando posición y abriendo juicios. La claridad y transparencia a la hora que aparecen problemas resulta clave para no confundir, decir las cosas por su nombre siendo “duro con el problema y suave con las personas” parafraseando a D. Urich.
Para trabajar en la solución de los problemas planteados debemos recorrer un camino similar al enunciado en las formas y modos:
1. Recogiendo los hechos, valorando las opiniones y aportes y definiendo conjuntamente la raíz del problema.
2. Poniendo la solución en función de lo que debemos encarar “como equipo”, siendo precisos en tareas o encargos necesarios, sin apuntar personalmente aún.
3. Definiendo con claridad los roles de cada uno, el aporte personal en base a las capacidades que les son reconocidas, y así la responsabilidad que le cabe.
4. Esforzándonos en hacer ver la dimensión que el plan ofrece al equipo para dar vuelta un mal desempeño conjunto, no solo individual. Mostrando lo que hay por ganar y construir en el proceso iniciado.
Problemas hay todos los días, es inevitable. Del camino y la manera que elijamos para encararlos podemos derivar en una manera de construir equipo o simplemente estancarnos en discusiones estériles para “cazar al culpable” sin resolver nada y empeorando el clima de trabajo.
